SECCIÓN DE TESORERÍA
Naturaleza de la Unidad: Apoyo
Estructura Orgánica: Personal que lo integra
Relaciones:
Dependencia: División Financiera
Coordinación: Todas las unidades de la institución
Objetivo General:
Garantizar y optimizar el resultado financiero del hospital, emitir los diferentes pagos y custodiar los fondos de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos en el Hospital.
Funciones Principales:
Estructura de Cargos: Los Cargos de esta Unidad se presentan en el Manual de Cargos Clasificados del Hospital.
SECCIÓN DE CONTABILIDAD
Naturaleza de la Unidad: Apoyo
Estructura Orgánica: Personal que lo integra
Relaciones:
Dependencia: División Financiera
Coordinación: Todas las unidades de la institución
Objetivo General:
Mantener registro y control contable de todas las transacciones económicas y financieras de la Institución mediante la aplicación de las normas establecidas.
Funciones Principales:
1. Llevar registro y control contable de todos los ingresos, egresos, cuentas por pagar y todas las demás operaciones contables.
2. Implementar y ejecutar un sistema de contabilidad que cumpla con las normas y principios de contabilidad legalmente aceptados.
3. Revisar, analizar y registrar documentos de compromisos de pagos de la ARS SEMMA, preparados por la Sección de Tesorería.
4. Tramitar las solicitudes de pagos a proveedores, hospitales propios, sueldo de los empleados y otras.
5. Preparar las entradas de Diario debidamente soportadas y firmadas por el Departamento Control de Procesos y Registros y custodiar sus soportes
.6. Realizar el reintegro de cheques anulados y/o no retirados por los beneficiarios.
7. Validar el registro y control de los activos fijos, sus movimientos de traslado o descargo.
8. Preparar los estados financieros y presupuestarios que reflejan la situación financiera de la Institución.
9. Mantener actualizado el catálogo de cuentas de acuerdo con las normativas vigente. 10. Preparar y validar la relación de las retenciones mensuales de impuestos.
11. Cumplir con aquellas funciones, acordes con su ámbito de competencia, no contempladas en el presente reglamento que le sean delegadas por la autoridad inmediata.
12. Realizar cualquier función afín y complementaria que le sea asignada por su superior inmediato.
Estructura de Cargos: Los Cargos de esta Unidad se presentan en el Manual de Cargos Clasificados del Hospital.
DIVISIÓN FINANCIERA
Naturaleza de la Unidad: Apoyo
Estructura Orgánica:
Relaciones:
Dependencia: Departamento Administrativo Financiero
Coordinación: Todas las unidades de la institución
Objetivo General:
Tramitar y registrar las operaciones financieras de la Institución de acuerdo con la normativa vigente, a fin de garantizar la correcta y oportuna gestión de los fondos que maneja la Institución, así como de los bienes bajo su responsabilidad.
Funciones Principales:
1. Asegurar que se mantengan actualizados los registros contables de todas las transacciones que se ejecuten en la Institución; y los registros y controles de los cheques expedidos y compromisos pendientes de pago de la Institución.
2. Controlar y analizar el comportamiento de las cuentas contables de la Institución, para garantizar el registro correcto de las mismas.
3. Verificar la disponibilidad de los fondos asignados y aprobados para la elaboración de libramientos y cheques; y solicitar, controlar y tramitar libramientos, asignaciones de fondos y otras operaciones financieras.
4. Elaborar los informes de la ejecución presupuestaria para su publicación en la página web, y el informe de cierre al corte semestral, para su remisión a la Dirección General de Contabilidad Gubernamental.
5. Elaborar los estados financieros del hospital.
6. Realizar cualquier función afín y complementaria que le sea asignada por su superior inmediato.
Estructura de Cargos: Los Cargos de esta Unidad se presentan en el Manual de Cargos Clasificados del Hospital.
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO FINANCIERO
Naturaleza de la Unidad: Apoyo
Estructura Orgánica:
- División Financiera.
- División Administrativa.
Relaciones:
Dependencia: Dirección General
Coordinación: Todas las unidades de la institución
Objetivo General:
Planificar, organizar, supervisar y controlar las actividades administrativas y financieras relacionadas con la gestión y control de los ingresos, egresos de los recursos económicos y activos de la institución, procurando lograr el mayor beneficio y eficiencia en el uso de estos.
Funciones Principales:
1. Elaborar los Estados Financieros e informaciones financieras del Hospital con las recomendaciones de lugar.
2. Revisar, analizar y validar informes sobre el comportamiento mensual y acumulado de las partidas del presupuesto y de las metas de gestión; así como de las cuentas de la contabilidad general y presentarlos a las autoridades correspondientes, para su seguimiento, evaluación y control.
3. Programar, supervisar y aprobar las operaciones de compras y contrataciones de obras, bienes y servicios requeridos; procurando que se cumplan las normas fijadas por la Dirección General de Compra y Contrataciones Públicas procurando que se realice el pago oportuno mediante la supervisión. 4. Aprobar conjuntamente con la Dirección General, los compromisos y plan de pago a proveedores.
5. Firmar conjuntamente con el Director General los cheques emitidos en la institución.
6. Supervisar y controlar la ejecución del presupuesto, velando por la adecuada ejecución presupuestaria de todas las operaciones y transacciones contables y financieras que se generen.
7. Garantizar el cumplimiento de los procesos de adquisición, distribución y conservación de los equipos, maquinarias, materiales de oficinas y bienes diversos.
8. Velar porque los registros contables se realicen conforme con las normas, reglamentos y principios de contabilidad generalmente aceptados.
9. Garantizar el diseño e implantación de un sistema de archivo de gestión central, ágil y funcional, que responda a las necesidades de la Institución.
10. Garantizar que se realicen el inventario periódico de medicamentos e insumos médicos, material gastable, equipos, mobiliarios y activo fijo de la Intuición.
11. Garantizar que de cumpla con el pago de las obligaciones contraídas por la Institución para que sea efectuado con puntualidad, así como también el salario correspondiente a los empleados.
12. Elaborar y presentar al departamento de Planificación las informaciones de la Ejecución Presupuestaria para la verificación y cumplimiento de metas, según la planificación.
13. Coordinar con el departamento de Planificación la formulación y preparación del presupuesto de la Institución de acuerdo con la planificación estratégica.
14. Realizar evaluaciones periódicas para determinar riesgos e implementar acciones preventivas que permitan establecer una cultura institucional orientada a la prevención y mitigación, permitiendo así el desarrollo de procesos que faciliten la toma de decisiones eficientes y oportunas para la mejora continua y el beneficio sostenido de la organización.
15. Realizar cualquier función afín y complementaria que le sea asignada por su superior inmediato.
Estructura de Cargos: Los Cargos de esta Unidad se presentan en el Manual de Cargos Clasificados del Hospital
SECCIÓN DE ADMISIÓN
Naturaleza de la Unidad: Apoyo
Estructura Orgánica: El personal que lo integra
Relaciones:
Dependencia: División de Atención al Usuario
Coordinación: Personal bajo su dependencia.
Objetivo General:
Coordinar, regular los ingresos, traslados y altas del área de hospitalización, así como la actividad de las unidades asistenciales, adecuándola a demanda existente, siguiendo los lineamientos y protocolos del HDSSD.
Funciones Principales:
1. Cumplir y garantizar la aplicación de los protocolos, procesos y reglamentos establecidos sobre la admisión de pacientes.
2. Garantizar, coordinar y supervisar la calidad de la atención brindada al usuario por el personal.
3. Tramitar los procesos de hospitalización a pacientes con cirugías programadas y los referidos de consulta externa, entre otros.
4. Solicitar de manera oportuna el expediente al momento del ingreso del paciente a la Sección de Archivo, garantizando que personal médico lo reciba en tiempo prudente.
5. Garantizar las reservaciones de camas y confirmar la asistencia de los pacientes el día anterior a la cirugía.
6. Facilitar el proceso de admisión del paciente, brindándoles la atención de manera oportuna y eficaz.
7. Mantener actualizado censo de pacientes ingresados.
8. Regular el flujo de entrada y salida de pacientes.
9. Establecer comunicación directa y adecuada con el paciente y la familia, ofreciendo información y orientación.
10. Elaborar el Presupuesto anual y Plan de Compras de la Sección siguiendo los lineamientos de la Institución.
11. Elaborar, controlar, dirigir anualmente el Plan Estratégico y Operativo de la sección y remitir al Ministerio de Administración Pública.
12. Realizar cualquier función afín y complementaria que le sea asignada por su superior inmediato.
Estructura de Cargos: Los Cargos de esta Unidad se presentan en el Manual de Cargos Clasificados del Hospital
SECCIÓN DE ARCHIVO CLÍNICO
Naturaleza de la Unidad: Apoyo
Estructura Orgánica: El personal que lo integra
Relaciones:
Dependencia: División de Atención al Usuario
Coordinación: Personal bajo su dependencia.
Objetivo General:
Establecer y coordinar el área física de los expedientes cínicos con la finalidad de unificar la información de cada paciente en un expediente único, siguiendo los lineamientos y protocolos del HDSSD.
Funciones Principales:
1. Garantizar una efectiva clasificación de los expedientes según el sistema de organización establecido en el Servicio de Archivo Clínico.
2. Garantizar la composición y el ordenamiento de los expedientes según listado establecido y el manual Gestión de Expedientes.
3. Garantizar la entrega del expediente clínico oportunamente y en un tiempo prudente a Admisión, Emergencias, Auditoria Medica u otro requirente medico.
4. Evitar que se produzcan extravíos o pérdidas de los expedientes clínicos.
5. Mantener un registro constante de los expedientes entregados y recibidos.
6. Garantizar que no se produzcan extravíos o pérdidas de los expedientes clínicos teniendo el control de retorno, mediante el monitoreo de la matriz control.
7. Garantizar que sus colaboradores mantengan la confidencialidad sobre el contenido de cada uno de los expedientes clínicos.
8. Elaborar y/o adoptar las medidas adecuadas para archivar y proteger las historias clínicas y evitar su destrucción o su pérdida accidental.
9. Elaborar el Presupuesto anual y Plan de Compras de la Sección siguiendo los lineamientos de la Institución.
10. Elaborar, controlar, dirigir anualmente el Plan Estratégico y Operativo de la sección y remitir al Ministerio de Administración Pública.
11. Realizar cualquier función afín y complementaria que le sea asignada por su superior inmediato.
12. Clasificar y ordenar documentos clínicos internos según la hoja de verificación.
Estructura de Cargos: Los Cargos de esta Unidad se presentan en el Manual de Cargos Clasificados del Hospital
DIVISIÓN DE ATENCIÓN AL USUARIO
Naturaleza de la Unidad: Apoyo
Estructura Orgánica:
Relaciones:
Dependencia: Dirección del Hospital HDSSD
Coordinación: Personal bajo su dependencia.
Objetivo General:
Coordinar, recibir, y orientarlas actividades para asistir a los usuarios y familiares cuando presentan reclamos, quejas, felicitaciones y recomendaciones, así como brindar las informaciones, relacionadas con el funcionamiento y oferta de servicios del hospital, siguiendo los lineamientos y protocolos del HDSSD.
Funciones Principales:
1. Vigilar el cumplimiento de las metas e indicadores de producción, calidad, satisfacción de los usuarios y desempeño técnico establecidos para la gerencia.
2. Garantizar el trato humanizado, de respeto y calidad a los usuarios del servicio.
3. Facilitar a los usuarios externos y familiares la exposición de sus opiniones en un clima de respeto, confidencialidad y confianza.
4. Garantizar y/o resolver en un tiempo prudente las necesidades y/o dificultades presentadas por los usuarios.
5. Evaluar las situaciones de inconformidad de los usuarios y dar respuesta inmediata.
6. Realizar entrevistas con los usuarios que presenten quejas y/o recomendaciones.
7. Registrar y analizar las quejas expresadas por los usuarios y las depositadas en los buzones de quejas y sugerencia.
8. Presentar informe sobre las estadísticas de quejas y casos resueltos.
9. Coordinar reuniones con los gerentes para el análisis y búsquedas de soluciones a las quejas e implementación de recomendaciones de los usuarios si estas son pertinentes.
10. Diseñar estrategias para la mejora continua del servicio al usuario, como son: Señalización, buzones sugerencias y quejas, educación al usuario mediante brochure, boletines, afiches entre otros.
11. Distribuir el personal de acuerdo a los servicios y unidades que posea la División.
12. Dar seguimiento a las recomendaciones formuladas para mejorar la entrega de servicios, cumplimiento de metas y objetivos.
13. Garantizar que se cumpla la agenda de llamadas a los usuarios que tienen cita.
14. Orientar a los usuarios en relación a quejas y/o reclamaciones cuando esto se trate de violar normativas y procesos del hospital.
15. Garantizar que a los usuarios se le brindan las informaciones necesarias sobre sus interrogantes y que se están realizando la programación de citas a través del Call Center.
16. Garantizar a los usuarios soluciones a su problema a la mayor brevedad posible.
17. Facilitar a los usuarios externos y familiares la exposición de sus opiniones en un clima de respeto, confidencialidad y confianza.
18. Recibir las diferentes reclamaciones, quejas, conflictos y sugerencias de los usuarios.
19. Trasladarse si es necesario al área donde existe el conflicto o se originó la queja.
20. Analizar las quejas presentadas por los usuarios y realizar o proponer en la medida de lo posible las correcciones de lugar, siempre tratando de satisfacer al usuario sin afectar las disposiciones establecidas en la institución.
21. Canalizar rápidamente las soluciones a las diferentes situaciones presentadas.
22. Reportar anormalidades presentadas en la operatividad del hospital que afectan directamente a los usuarios externos.
23. Elaborar el Presupuesto anual y Plan de Compras de la Sección siguiendo los lineamientos de la Institución.
24. Elaborar, controlar, dirigir anualmente el Plan Estratégico y Operativo de la División y remitir al Ministerio de Administración Pública. 25. Realizar cualquier función afín y complementaria que le sea asignada por su superior inmediato.
Estructura de Cargos: Los Cargos de esta Unidad se presentan en el Manual de Cargos Clasificados del Hospital
DIVISIÓN DE OPERACIONES TIC
Naturaleza de la Unidad: Apoyo
Estructura Orgánica: División de Operaciones TIC.
Relaciones:
Dependencia: Departamento de Tecnologías de la Información y Comunicación
Coordinación: Todas las unidades de la institución
Objetivo General:
Mantener la infraestructura tecnológica y las aplicaciones en óptimo funcionamiento de la institución y proporcionar los soportes a los requerimientos realizados por los usuarios, como también realizar los mantenimientos preventivos de los equipos tecnológicos, administración de licencias y manejo de stock e inventario de los equipos tecnológicos.
Funciones Principales:
1. Proporcionar soporte técnico a los usuarios.
2. Administrar el mantenimiento y funcionamiento del sistema telefónico de la institución.
3. Mantener el servicio de correo electrónico.
4. Asesorar a los usuarios en el uso de software y hardware existente en la institución.
5. Atender las solicitudes de asistencia técnica a usuarios, llevando registros de los mismos.
6. Evaluar la calidad de los servicios ofrecidos relacionados con las aplicaciones y los equipos
7. Diseñar, actualizar e implementar los planes de contingencia y de recuperación de desastres, realizar los Backus según la política establecida, para responder a sucesos.
8. Configurar, instalar y administrar el software y hardware de los equipos del Hospital.
9. Elaborar y ejecutar planes de mantenimiento preventivos y correctivos llevando los registros e informe correspondientes.
10. Mantener el adecuado control de las licencias, versiones y permisos de los sistemas y aplicaciones.
11. Realizar cualquier función afín o complementaria que le sea asignada por su superior inmediato.
12. Administración del data center e infraestructura de red.
Estructura de Cargos: Los Cargos de esta Unidad se presentan en el Manual de Cargos Clasificados del Hospital
DEPARTAMENTO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
Naturaleza de la Unidad: Apoyo
Estructura Orgánica: División de Operaciones TIC
Relaciones:
Dependencia: Dirección General
Coordinación: Todas las unidades de la institución
Objetivo General:
Gestionar y diseñar la infraestructura tecnológica de la institución y de las actividades relacionadas con la planificación, definición de estrategias, dirección y arquitectura de tecnologías de la información, velando por actualización y el adecuado uso de los recursos de la información y de las comunicación, como también de la mejora continua de los procesos aplicando las buenas prácticas de las tecnologías, así como la debida gestión del soporte técnico, mantenimiento de los servicios y equipos.
Funciones Principales:
1. Proponer las políticas, normas y criterios para la planificación, definición de estrategias y dirección de la arquitectura de las Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC).
2. Diseñar, implantar y supervisar el cumplimiento de las políticas, normas y procedimiento en materia de TIC en la institución.
3. Garantizar un adecuado control y aseguramiento de la calidad y seguridad de los sistemas.
4. Proponer y administrar todas las actividades relacionadas con el diseño, desarrollo, implementación y soporte de los programas y sistemas que apoyan los procesos esenciales de la institución.
5. Disponer de los servicios de tecnologías de la información y de telecomunicaciones que soliciten las diferentes unidades administrativas de la institución.
6. Gestionar y administrar las licencias de software y realizar su distribución entre las unidades administrativas que las requieran.
7. Proveer soporte técnico a los usuarios de las aplicaciones, la información y la infraestructura TIC de la institución.
8. Desarrollar y administrar aplicaciones de TIC que contribuyan al logro de las metas de la institución, asegurando la calidad de la plataforma y la información que se genera.
9. Definir las políticas y los estándares informáticos necesarios para facilitar el desarrollo, la transportabilidad, usabilidad, accesibilidad, interoperabilidad y controles de seguridad de los sistemas.
10. Promover, en coordinación con el área de Recursos Humanos, un programa de capacitación continua para el personal de las áreas que están conectadas a la red, a fin de recibir los entrenamientos pertinentes para su actualización frente a los cambios tecnológicos y las normas vigentes.
11. Diseñar los planes de contingencia y definir políticas adecuadas de respaldo a la base de datos de la institución para afrontar casos de emergencias.
12. Fomentar la integración a diferentes redes de informaciones nacionales e internacionales mediante el internet para permitir el acceso a distintas base de datos en línea.
13. Implantar y mantener actualizado un sistema de información integral que automatice las operaciones y procesos de la institución, fomentando la comunicación interna mediante el uso intensivo de las TIC.
14. Asegurar y gestionar todas las actividades relacionadas con la operación y administración de la infraestructura tecnológica (servidores, bases de datos, redes), así como el aseguramiento de la continuidad de las operaciones.
15. Implementar y mantener la infraestructura de TIC que permita a la Institución alcanzar sus metas estratégicas y promover el Gobierno Electrónico, mediante el intercambio, acceso y uso de la información por los usuarios internos y externos.
16. Realizar cualquier función afín o complementaria que le sea asignada por su superior inmediato.
17. Gestionar proyectos tecnológicos para las mejoras continuas.
Estructura de Cargos: Los Cargos de esta Unidad se presentan en el Manual de Cargos Clasificados del Hospital
Unidades de Máxima Dirección
Dirección del Hospital
Unidades Consultivas o Asesoras
o Sección de Presupuesto
Unidades Sustantivas u Operativas.
